Política de Tratamiento de Datos Personales

LA EMPRESA AB & C LOGÍSTICA SAS, identificada con NIT 901.368.873-1 con domicilio en Medellín, quien de ahora en adelante se denominará "LA EMPRESA" pone en conocimiento de los Titulares de los Datos Personales que sean tratados de cualquier manera por LA EMPRESA la presente política de tratamiento de la información, con la finalidad de garantizar la protección del derecho al Habeas Data, la privacidad, la intimidad, el buen nombre, la imagen, entre otros; teniendo como marco legal para ello la Constitución Política, artículo 15, la Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012, Decretos Reglamentarios 1727 de 2009, 2952 de 2010 y 1377 de 2013.

El propósito principal de esta Política es poner en conocimiento de los Titulares de los Datos Personales que autoricen su tratamiento, los derechos que les asisten, los procedimientos y mecanismos dispuestos por LA EMPRESA para hacer efectivos estos y darles a conocer el alcance y la finalidad del Tratamiento que se le dará a sus datos personales, atendiendo al principio de libertad.

Estarán cobijados por esta política quienes en ejercicio de cualquier actividad, incluyendo las comerciales y laborales, suministren cualquier tipo de información o dato personal a LA EMPRESA.

De conformidad con la legislación vigente sobre la materia, se establecen las siguientes definiciones, para garantizar un adecuado manejo de la información, las cuales serán aplicadas e implementadas acudiendo a los criterios de interpretación establecidos en la doctrina y jurisprudencia, de la mano con la aplicación de herramientas tecnológicas para tal fin; y atendiendo a los principios y postulados que gobiernan en la protección del derecho de Habeas Data:

1. AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
2. BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
3. DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
4. DATO SENSIBLE: Es el Dato Personal que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen afiliaciones sindicales, el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, morales o filosóficas, organizaciones sociales, políticas y de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
5. ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
6. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otras, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
7. TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
8. TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
9. AVISO DE PRIVACIDAD: Es una comunicación del Responsable del tratamiento al titular de los datos personales en la que se informa la existencia de las Políticas de Tratamiento de Información a las que son sometidas los datos personales por parte del responsable.

Los establecidos a continuación serán los parámetros generales a aplicar por LA EMPRESA en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales:

Los Datos Personales tratados por LA EMPRESA, por encargados o terceros que tengan acceso a estos en virtud de una Ley o contrato se someterán a los siguientes parámetros y fines para dicho tratamiento:

1. Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de LA EMPRESA.
2. Cumplir con los procesos internos de LA EMPRESA en materia de administración de proveedores y contratistas.
3. Cumplir los contratos de servicios celebrados con los clientes y proveedores.
4. Prestar sus servicios de acuerdo con las necesidades particulares de los clientes con el fin de cumplir los contratos de servicios celebrados, y utilizar los Datos Personales para mercadeo y/o comercialización de nuevos servicios o productos.
5. Garantizar el adecuado proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y bases de datos de LA EMPRESA.
6. Mantener y procesar en medios electrónicos y afines, cualquier tipo de información relacionada con el negocio del cliente con el fin de brindar los servicios y productos pertinentes.
7. Trasmitir datos a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, administrativos, de mercadeo y/o operativos, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.
8. Realizar actividades de mercadeo, publicidad, envío de información de cada uno de los productos o servicios ofrecidos por LA EMPRESA, así como la promoción de las demás actividades o servicios relacionados u ofrecidos de manera directa o indirecta por LA EMPRESA.
9. Evaluar la calidad de los servicios ofrecidos por LA EMPRESA o terceros aliados.
10. Las demás finalidades que determinen los responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, con el fin de dar cumplimiento a la normatividad vigente para protección de datos, así como de las políticas de LA EMPRESA para el tratamiento de la información y que sean comunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de los datos personales.

La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de LA EMPRESA, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos atendiendo al principio de libertad.

La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos.

La autorización será generada por LA EMPRESA y será puesta a disposición del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales.

LA EMPRESA utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

1. Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a LA EMPRESA o los Encargados del Tratamiento de los mismos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la Autorización otorgada a LA EMPRESA, salvo que la Ley indique que dicha Autorización no es necesaria.
3. Presentar solicitudes ante LA EMPRESA o el Encargado del Tratamiento respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales, y a que éstas le entreguen tal información.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley.
5. Revocar su Autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales de las bases de datos de LA EMPRESA, cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado mediante acto administrativo definitivo que en el Tratamiento LA EMPRESA o el Encargado del Tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la Ley o cuando no hay una obligación legal o contractual de mantener el Dato Personal en la base de datos del Responsable.
6. Solicitar acceso y acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento de acuerdo con el artículo 21 del Decreto 1377 del 2013.
7. Conocer las modificaciones a los términos de esta Política de manera previa y eficiente a la implementación de las nuevas modificaciones o, en su defecto, de la nueva política de tratamiento de la información.
8. Tener fácil acceso al texto de esta Política y sus modificaciones.
9. Acceder de manera fácil y sencilla a los Datos Personales que se encuentran bajo el control de LA EMPRESA para ejercer efectivamente los derechos que la Ley les otorga a los Titulares.
10. Conocer a la dependencia o persona facultada por LA EMPRESA frente a quien podrá presentar quejas, consultas, reclamos y cualquier otra solicitud sobre sus Datos Personales.

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
8. Implementar los mecanismos para garantizar el derecho a presentar reclamos y demás solicitudes respecto al manejo, corrección, rectificación y actualización de la información y tramitarlos en los términos establecidos en la ley y en la presente política.
9. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
10. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
11. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
12. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
13. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

Los Titulares podrán ejercer sus derechos de Ley y realizar los procedimientos establecidos en esta Política, mediante la presentación de su cédula de ciudadanía o documento de identificación original. Los menores de edad podrán ejercer sus derechos personalmente, o a través de sus padres o los adultos que detenten la patria potestad, quienes deberán demostrarlo mediante la documentación pertinente. Así mismo podrán ejercer los derechos del Titular los causahabientes que acrediten dicha calidad, el representante y/o apoderado del titular con la acreditación correspondiente y aquellos que han hecho una estipulación a favor de otro o para otro; y LA EMPRESA garantizará este derecho poniendo a disposición del titular o solicitante legitimado sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos.

Rectificación y Actualización de Datos

En los eventos en que la información del titular se encuentre incompleta o inexacta, el titular al momento de efectuar las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales deberá indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición, por su parte LA EMPRESA para garantizar el derecho del titular podrá habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes; También podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados.

Supresión de Datos

El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a LA EMPRESA, la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

1. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente y esta política.
2. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
3. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por LA EMPRESA, no obstante lo anterior, el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo en los siguientes eventos:

1. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
4. Las demás prohibiciones se puedan dar en virtud de Leyes, Decretos y demás normas que regulen la materia.

Revocatoria de la Autorización

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual; en los demás casos LA EMPRESA deberá establecer mecanismos accesibles que permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.

La revocatoria del consentimiento puede ser total o parcial; de manera total implica una revocatoria sobre la totalidad de las finalidades consentidas, con lo cual LA EMPRESA deberá dejar de tratar por completo los datos del titular; de manera parcial, se da cuando se solicita revocatoria sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios u ofrecer nuevos servicios. Aquí se mantiene el tratamiento de la información por parte del responsable respecto a los demás fines que tenga el tratamiento de la información de conformidad con la autorización otorgada y con los que el titular está de acuerdo.

Para la solicitud de los procedimientos contemplados en los títulos anteriores o para hacer reclamos en relación con el presunto incumplimiento de los deberes legales de LA EMPRESA, el titular o quien acredite la potestad para realizarlos (causahabientes, representante y/o apoderados, aquellos que estipularon por otro o para otro, y/o los representantes de menores de edad Titulares), deberán hacerlo por escrito vía correo electrónico a la dirección de correo electrónico contabilidad@logisticaabc.com.

La solicitud o reclamo deberá tener como mínimo:

1. Identificación del Titular y firma del titular, poder, contrato, registro civil, y/o demás documentos que acrediten la calidad del sujeto solicitante.
2. La indicación de los datos que se desean suprimir, corregir o actualizar. Si se tratare de un reclamo se deberá relatar hechos constitutivos de reclamo.
3. La documentación que quiera hacer valer.
4. Datos de contacto de titular y/o acreditado, dirección, teléfono/celular y correo electrónico.

Si el reclamo o la documentación adicional están incompletos, LA EMPRESA requerirá al reclamante por una sola vez dentro de los cinco (5) días (hábiles) siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si el reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Dado el caso de que la persona que recibe el reclamo en LA EMPRESA no es competente para tramitarlo y resolverlo, dará traslado a quien tenga la competencia para ello dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a haber recibido el reclamo, e informará de dicha remisión al reclamante.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Consultas

Las consultas se formularán por escrito vía correo electrónico a la dirección contabilidad@logisticaabc.com.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Toda petición, queja o reclamo en relación con el manejo de datos personales, deberá enviarse a:

La presente política de privacidad rige a partir de 1 de marzo de 2020.

Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en la Base de Datos de LA EMPRESA, atendiendo criterio de temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política, para las cuales fueron recolectados y siempre y cuando no medie entre LA EMPRESA y el titular del dato una obligación de tipo legal o contractual.